Clases de indicadores de gestion

Proceso de Kpi

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se refieren a un conjunto de medidas cuantificables utilizadas para calibrar el rendimiento global a largo plazo de una empresa. En concreto, los KPI ayudan a determinar los logros estratégicos, financieros y operativos de una empresa, especialmente en comparación con los de otras empresas del mismo sector.

También denominados indicadores clave de éxito (KSI), los KPI varían entre empresas y entre sectores, en función de los criterios de rendimiento. Por ejemplo, una empresa de software que se esfuerce por lograr el crecimiento más rápido de su sector puede considerar el crecimiento interanual (YOY) de los ingresos como su principal indicador de rendimiento. Por el contrario, una cadena minorista puede dar más valor a las ventas en las mismas tiendas, como la mejor métrica KPI para medir su crecimiento.

El núcleo de los KPI es la recopilación, almacenamiento, limpieza y síntesis de datos. La información puede ser financiera o no financiera y referirse a cualquier departamento de la empresa. El objetivo de los KPI es comunicar los resultados de forma sucinta para que la dirección pueda tomar decisiones estratégicas con mayor conocimiento de causa.

Calidad Kpi

Peter Drucker dijo célebremente: «Lo que se mide, se hace». La medición es una herramienta de gestión esencial, ya que nos ayuda a determinar si nuestro trabajo está teniendo impacto, demostrar valor, gestionar recursos y centrar los esfuerzos de mejora.

La imagen siguiente muestra las relaciones de interconectividad entre los distintos tipos de medidas de rendimiento. Las medidas operativas se centran en el uso de los recursos, los procesos y la producción. Estas medidas «impulsan» los resultados que desea una organización, siendo algunos resultados más intermedios que otros, más finales. A medida que los empleados trabajan para comprender mejor estas relaciones, aprenden a centrarse más en las acciones que conducen a los resultados estratégicos deseados.

Supongamos que mi empresa suministra café para eventos. Algunos insumos son el café (proveedores, calidad, almacenamiento, etc.), el agua y el tiempo (en horas o costes de empleados) que invierte mi empresa. Las medidas de mi proceso podrían referirse al procedimiento de elaboración del café o a la eficiencia o consistencia del equipo. Los resultados se centrarían en el café en sí (sabor, temperatura, intensidad, estilo, presentación, accesorios, etc.). Y los resultados deseados se centrarían probablemente en la satisfacción del cliente y las ventas. Las medidas del proyecto se centrarían en los resultados de cualquier proyecto o iniciativa de mejora importante, como una nueva campaña de marketing.

Tipos de kpi

Una de las principales ventajas de contar con un KPI es que vincula el rendimiento de la organización al rendimiento individual. Así, no hay juego de culpas y el progreso puede compartirse en función de la contribución de cada persona a un determinado proyecto. Por ejemplo, el equipo de ventas puede tener un KPI para medir el número de clientes potenciales reunidos por cada persona y el número de ventas cerradas.

Inculcar los KPI en su empresa desde el principio le ayuda a mantener un seguimiento eficaz durante todo el proyecto. Así, mantener un control constante sobre ellos le ayudará a analizar si una determinada estrategia o plan está funcionando bien o no.

Con un indicador común para medir el éxito de todos los miembros del equipo, los KPI les ayudan a mantenerse en la misma línea. Nadie tiene su propio criterio para medir su éxito o rendimiento, y también se elimina la parcialidad al estar todos de acuerdo.

Por último, los KPI le proporcionan un informe sin precedentes sobre la marcha de su negocio. Le ayudan a ver qué está beneficiando a su negocio y qué lo está poniendo en pérdidas. Además, también a ver qué es tendencia y qué no lo es.

Garantía de calidad KPI

En función del perfil de riesgo de cada entidad, existen diferentes indicadores que pueden utilizarse para generar alertas tempranas. A continuación se explican tres de ellos: Indicadores Clave de Riesgo, Indicadores Clave de Rendimiento e Indicadores Clave de Control.

Estos indicadores cuantifican el perfil de riesgo de la empresa. Se establecen en función del nivel de relevancia y reflejo de los indicadores de riesgo y control. Por ejemplo, volumen de operaciones, rotación de personal, número de caídas del sistema, etc.

Controlan la eficacia operativa y activan señales de alerta. Estas variables proporcionan información sobre los acontecimientos relacionados con las pérdidas operativas y permiten cuantificar los objetivos estratégicos de rendimiento de la organización.

En la práctica, existen ciertas dificultades para clasificar cada indicador de forma inequívoca, ya que sólo uno de ellos podría designar distintas clases. En cualquier caso, a la hora de diseñarlos, es importante entender que un buen indicador debe ser eficaz, comparable y fácil de utilizar.